Vous travaillez quotidiennement sur plusieurs projets à la fois ? Une mauvaise planification, un projet trop ambitieux ou des délais trop serrés peuvent nuire à votre réussite et à l’image de votre entreprise. Pour réussir efficacement votre projet tout en respectant : le budget, les ressources nécessaires, les délais et les délais, il faut être organisé et avoir un bon outil pour tout gérer.
Notre fonctionnalité suivi de projet sur GesMobile vous permet une gestion simple et efficace de tous vos projets. Découvrez ci-dessous 8 astuces pour optimiser votre gestion de projet.
Gardez une vision globale de votre projet – Astuce 1
Il est important d’avoir une vision d’ensemble et de pouvoir retrouver tous les éléments du projet au même endroit. Sur votre page projet, vous pouvez retrouver : le numéro et nom du projet, les coordonnés et le contact client.
En plus de ces éléments vous avez une vue d’ensemble sur la totalité des éléments qui constituent le dossier.
En effet, vous pourrez voir les devis créés en aval, retrouvez les factures et bons de livraisons créez à partir du projet et joindre tous les documents nécessaires dans la partie pièce jointe.
Vous pourrez donc voir d’où vous venez, ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire avant la clôture du projet.
Fixez une date butoir – Astuce 2
Il est important de fixer une date butoir dès le début du projet avec vos clients. Cela vous permettra de respecter les échéances et d’être dans les temps. En cas de contre temps et d’allongement des délais, vous pouvez à tout moment modifier cette date dans votre projet.
Planifiez des visites – Astuce 3
Retrouvez en bas de votre projet toutes les réunions planifiées pour ce projet avec les dates, heures, descriptions et collaborateurs concernés.
Un compteur de visites vous permet de convenir d’un nombre de visites à ne pas dépasser. Une fois le rendez-vous terminé, vous passez la visite en statut « terminé » la visite se déduit automatiquement du compteur. Cet outil vous permet d’avoir une idée de ce qui a déjà été fait et de ce qu’il reste à planifier. Il est possible d’ajuster à tout moment le nombre de visites prévues.
Suivez l’avancement de vos équipes – Astuce 4
Rapport de travail
Vous ou vos employés peuvent créer des rapports de travail, compte rendu de réunion ou rapport de visite chantier qui seront automatiquement liés au projet. Une fois que votre collaborateur a enregistré son rapport de travail, vous pouvez le corriger puis le valider. Vous pourrez retrouver l’historique des rapports à tout moment.
Suivi des heures
Lorsque les heures sont saisies les employés peuvent ajouter un projet et une prestation, ce qui permettra de facturer précisément les heures à vos clients et de voir le temps passé pour chaque projet. Vous pouvez importer les heures passées sur le projet avec la prestation directement dans le projet puis les facturer directement au fur et à mesure. Vous obtiendrez des rapports de temps précis par période, projet et employé.
Gérez vos budgets – Astuce 5
Factures
Facturez vos prestations directement à partir du projet. Vous pourrez facturer tout ou une partie des éléments. Vous retrouverez à tout moment le montant total prévu, les paiements déjà exécutés et le reste à payer.
Notes de frais
Ajoutez les dépenses engagées par vos équipes qui sont liées au projet et facturées au client. Que ce soit des frais de déplacement, des repas ou des fournitures tout est ajouté automatiquement au projet dès lors que c’est lié au projet et validé par un des administrateurs.
Soyez transparents avec vos clients – Astuce 6
L’URL client est un lien unique à envoyer à votre client pour qu’il accède au projet en lecture seule et en temps réel. Il pourra accéder à tous les documents attachés, ouvrir les rapports de travail validé, voir les paiements et les réunions planifiées. Cet outil vous permettra une bonne communication avec vos clients et un suivi de qualité. Vos contacts pourront tout suivre en temps réel et être bien informé.
Un contre temps ? – Astuce 7
Il est possible de modifier le statut du projet en cas de besoin. Il existe 3 statuts différents : terminé, en suspens et en cours. Si jamais il y a un problème dans les délais, des soucis ou autre vous pouvez changer le statut et le mettre en pause. Cela vous permettra de garder toutes les données et de le reprendre à tout moment.
Gestion de projet 100% en ligne – Astuce 8
GesMobile vous permet de centraliser tous vos documents en seul endroit et de collaborer aisément. Tout se mettra à jour en temps réel vous pourrez donc accéder à tout où que vous soyez. Vous pourrez structurer intelligemment votre travail et simplifiez le quotidien de vos équipes. Vous aurez donc une seule plateforme pour gérer tous vos projets en ligne.
