Pro Archives SA

Vincent Guillot est fondateur et directeur de la société Pro Archives SA. Il s’occupe avec son équipe d’experts, de la gestion et de l’organisation d’archives publiques et privées ainsi que du traitement de documents papiers et numériques. Plus d’une centaine de clients, communes, institutions privées et associations intercommunales ont mandaté Pro Archives pour l’organisation de leurs documents. Aujourd’hui, une équipe de douze personnes répond à leurs besoins au quotidien.

Client : Pro Archives SA

Fonctionnalités utilisées : suivi client, gestion des employés, devis, facturation, suivi de projet, rapport de travail, gestion de notes de frais, gestion de planning et suivi des heures.

J’ai découvert GesMobile il y a bientôt un an sur LinkedIn, j’étais à la recherche d’un outil de gestion pour mon entreprise depuis plusieurs mois. Je voulais une société à taille humaine et implantée dans le canton de Vaud. La proximité avec notre fournisseur était vraiment importante pour moi.

J’avais besoin d’un outil qui permet d’œuvrer sur différents environnements : PC, tablette et smartphone ; pour gérer toute la société à l’exception de la comptabilité. Il nous fallait un logiciel complet qui regroupe : suivi client, gestion des employés, devis, facturation, suivi de projet, rapport de travail, gestion de notes de frais, gestion de planning et suivi des heures. En plus de ces fonctionnalités, nous devions avoir un moyen simple pour donner accès à nos clients à toutes les informations le concernant.

Nous avons choisi GesMobile pour plusieurs raisons. Tout d’abord pour sa simplicité, c’est un outil simple d’utilisation et rapide à prendre en main. Pour chaque étape, il y a des tutoriels et mini mode d’emploi pour accompagner l’utilisateur, ce qui est très utile au début. Ensuite, c’est le logiciel le plus complet du marché que j’ai trouvé, c’est un outil tout-en-un. Enfin, la réactivité des équipes lorsque nous avons souhaité développer une fonctionnalité pour que l’outil réponde à 100% à notre besoin a été parfaite. Nous avons eu un retour et un résultat très rapidement. Ces développements sur mesure sont une bonne chose, surtout que l’ensemble des clients peuvent en bénéficier.

Nous sommes à l’origine du développement des rapports de travail sur GesMobile. C’était le seul élément qui manquait pour notre utilisation quotidienne. Nous l’avons donc développé avec les équipes supports du logiciel. Nous avions besoin que nos collaborateurs puissent indiquer ce qu’ils avaient fait à la fin de chacune de leurs interventions, afin d’effectuer un suivi de qualité pour nos clients. Cette fonctionnalité nous permet d’établir une relation de confiance avec le client, en effet, il est informé de l’avancement des tâches ce qui nous permet d’être totalement transparents sur tout ce que nous faisons.

Au quotidien, nous utilisons avec mon équipe toutes les fonctionnalités de GesMobile, sauf les bons de livraisons, car ce n’est pas en rapport avec notre activité. L’URL client accessible directement depuis la page projet, permet de donner accès au client en un coup d’œil à toutes les informations le concernant et aux documents du projet. Il n’a pas besoin de code d’accès et il retrouve tous les éléments en temps réel et en toute simplicité.

Le service client GesMobile est de qualité, c’est toujours la même équipe que nous contactons et qui nous répond. Nous pouvons téléphoner ou envoyer un mail, c’est simple et rapide.

Je ne peux que recommander GesMobile pour simplifier votre quotidien.